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10 claves para alcanzar el éxito con una oficina virtual


Según un estudio de marketing de Data Corporation, para el 2011 habrá un billón de trabajadores móviles en todo el mundo. Los expertos del Grupo Regus, líder mundial en soluciones de avanzada en lugares de trabajo, elaboraron diez reglas básicas para que las empresas implementen el sistema con éxito.

Definidos como la fuerza laboral que trabaja a distancia y que pasa poco o nada de tiempo dentro de la empresa, cada vez son más las compañías que encuentran en los trabajadores móviles una alternativa interesante para optimizar la productividad, reducir costos y tener más flexibilidad a los cambios del mercado. “Una computadora portátil, una buena conexión a Internet y un teléfono celular, son algunos de los requisitos que hacen falta para convertirse en un trabajador móvil”, sintetiza Bernando Fernardini, Director de Regus Argentina, líder mundial en soluciones de oficinas y servicios virtuales. “Sin embargo, para la empresa las exigencias son mayores, ya que debe lograr que el trabajador se sienta parte de la organización”, agregó el ejecutivo.
Para alcanzar este objetivo, Regus creó un decálogo con las 10 pautas que se deben considerar para tener éxito desde una oficina virtual:

1. Cuando la comunicación entre el profesional y la empresa se realiza a través del teléfono o correo electrónico, existe el riesgo de que la persona se sienta aislada de la organización. Para evitar que esto suceda, agende reuniones semanales o quincenales, ya sea en la oficina o por videoconferencia.
2. Cada vez que haya alguna novedad, informe a los trabajadores móviles. Si ellos contactan a clientes o proveedores en nombre de la firma, no querrán enterarse de las noticias corporativas a través de otros.
3. Manténgalos actualizados sobre los avances tecnológicos, que ayudan a mejorar el trabajo a distancia. Proponga métodos o programas que optimicen la organización de la agenda y las tareas.
4. En todo momento, demuéstreles confianza en ellos y en su trabajo. El trabajo a distancia genera aislamiento, por lo que el apoyo de la empresa es fundamental para crear un clima de cooperación y confianza. Si tiene que hacer alguna crítica, prefiera la comunicación telefónica que el correo electrónico y sea muy cuidadoso con las palabras que elige.
5. A la vez, cada vez que el trabajador móvil alcance un objetivo o logro, felicítelo. Al no tener compañeros de oficina con quienes discutir o intercambiar opiniones, el trabajador móvil a diario se encuentra ante un sinfín de dudas que debe resolver solo. Por eso, es tan importante el apoyo de la compañía.
6. Sea bien claro y específico con lo que está pidiendo. Tómese su tiempo para redactar los e-mails pidiendo o explicando las tareas que solicita. Asegúrese de que el trabajador las ha comprendido. Aclare las fechas y forma de entrega.
7. Si no recibe respuestas a los e-mails que ha enviado, recurra al teléfono. La tecnología avanzó mucho pero también puede fallar. No sería la primera vez que un mensaje electrónico no llegue a destino.
8. Para la reunión de fin de año o el aniversario de la empresa, no se olvide de invitar a los empleados móviles. Si quiere que se sientan como el resto de los empleados, ofrézcales los mismos beneficios. O similares.
9. Aunque sepa que determinados empleados móviles trabajan desde sus casas, cuando los llama o escribe a primera hora, no les pregunte si estaban durmiendo o viendo TV. Está demostrado que quienes trabajan desde sus casas, están más comprometidos con su trabajo y le dedican más horas que quienes trabajan en las oficinas, cumpliendo horarios.
10. Estimule el encuentro entre los trabajadores móviles. Por ubicación o especialidad, divídalos por grupos y promueva una jornada de trabajo en común, ya sea en una sala de reuniones o en una solución de oficinas como las de Regus.

Desde hace 20 años, Regus ofrece soluciones de oficina a los trabajadores móviles de todo el mundo, con oficinas ubicadas en los puntos más estratégicos y prestigiosos.
En Buenos Aires, Regus posee oficinas en Catalinas, Puerto Madero y Vicente López, que cuentan con salas de reuniones, servicio de videoconferencia, pantallas LCD y otros equipos, sala de café y fotocopiadoras, son algunas de las prestaciones a las que se accede.

Sobre el Grupo Regus
El grupo Regus es el proveedor mundial líder de soluciones de avanzada en lugares de trabajo, con productos y servicios que van desde oficinas totalmente equipadas a salas de reuniones profesionales, salones de negocios y la red más grande en estudios de videoconferencias.
Más de 400.000 clientes por día se benefician con las facilidades que brinda el Grupo Regus, con presencia a lo largo de todo el mundo con 1000 ubicaciones en 450 ciudades y 75 países, lo que permite a los individuos y a las compañías trabajar donde desean, con un significativo ahorro en los gastos fijos de oficinas.
Clientes tales como Google, GlaxoSmitheKline, IBM, Nokia y Accenture se unen a miles de PYMES y trabajadores independientes que eligen contratar las oficinas de Regus, enfocándose en su propio core Business.




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